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Dokumentation

Hier finden Sie Hinweise zu den Funktionen und zur Bedienung von KALKöD

Inhalt

Beschäftigtentyp auswählen

Wenn Sie KALKöD zum ersten Mal aufrufen, sehen Sie den nachfolgenden Startbildschirm.

Hinweis: Die Anzahl der angezeigten Beschäftigtentypen ist konfigurationsabhängig und institutionsspezifisch. Möglicherweise werden bei Ihnen nicht alle der hier aufgeführten Beschäftigtentypen angezeigt.

Mit einem Mausklick auf eine der angezeigten Schaltflächen wählen Sie den Beschäftigtentyp aus, für den Sie eine Kalkulation erstellen möchten. Dadurch gelangen Sie zur Seite mit der Kalkulationsmaske für diesen Beschäftigtentyp.

Tipp: Falls Sie überwiegend nur einen bestimmten Beschäftigtentyp kalkulieren möchten und diesen nicht jedesmal erst über den Startbildschirm auswählen wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den gewünschten Beschäftigtentyp auf dem Startbildschirm durch einen Mausklick aus.
  2. Legen Sie für die anschließend aufgerufene Seite (z. B. "Angestellte/r") ein Lesezeichen ("Bookmark") in Ihrem Browser an.
  3. Zukünftig können Sie die Kalkulationsmaske für diesen Beschäftigtentyp dann direkt über dieses Lesezeichen aufrufen.

Darüber hinaus können Sie den Beschäftigtentyp auch jederzeit über den Punkt "Beschäftigtentyp" in der Menüleiste auswählen.

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Kalkulationsparameter eingeben

Nach der Auswahl eines Beschäftigtentyps erscheint die Seite mit der Kalkulationsmaske für diesen Beschäftigtentyp. Links befindet sich jeweils der Eingabebereich für die Kalkulationsparameter. Im oberen Teil werden dabei die Personendaten (Angaben zur Person) und im mittleren Teil die Beschäftigungsverhältnisdaten (Angaben zum Beschäftigungsverhältnis) des/der zu kalkulierenden Beschäftigten eingegeben.

Im unteren Teil befinden sich verschiedenen Reiter zur Bearbeitung der Arbeitszeit, der Zulagen und der Kostenstellen des Beschäftigungsverhältnisses. Standardmäßig wird der Reiter zur Bearbeitung der Arbeitszeit angezeigt. Es können für ein Beschäftigungsverhältnis beliebig viele Arbeitszeiteinträge verwaltet und somit beliebige Arbeitszeitverläufe abgebildet werden. Zur Kalkulation eines Beschäftigungsverhältnisses muss mindestens ein Arbeitszeiteintrag vorhanden sein.

Hinweis: Für jeden einzelnen Tag des Beschäftigungsverhältnisses (Beginndatum bis Enddatum) muss eine Arbeitszeit angegeben sein, und die einzelnen Arbeitszeiteinträge dürfen sich nicht überschneiden.

Über den Reiter Zulagen können beliebige Zulagen für ein Beschäftigungsverhältnis verwaltet werden. Die Angabe von Zulagen ist optional.

Über den Reiter Kostenstellen kann das Beschäftigungsverhältnis bis zu neun verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden. Auf Basis der angegebenen Zuordnung wird im Rahmen der Kalkulation des Beschäftigungsverhältnisses eine Verteilung der kalkulierten Kosten und Vollzeitäquivalente (VZÄ) auf die gewählten Kostenstellen vorgenommen. Die Angabe von Kostenstellen ist optional.

Hinweis: Wird eine Zuordnung auf eine oder mehrere Kostenstellen vorgenommen, so muss jeder einzelne Tag des Beschäftigungsverhältnisses (Beginndatum bis Enddatum) von den Einträgen abgedeckt sein, und die Summe des Umfangs der einzelnen Einträge muss für jeden einzelnen Tag 100,00 % ergeben.

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Beschäftigte/n kalkulieren

Nachdem die Kalkulationsparameter eingegeben wurden, wird mit einem Mausklick auf die Kalkulationsschaltfläche die gewünschte Kalkulation durchgeführt.

Nach erfolgreich durchgeführter Kalkulation erscheint rechts auf dem Bildschirm für den kalkulkierten Beschäftigungszeitraum die entsprechende Kostenübersicht in Tabellenform und eine grafische Darstellung der Kostenentwicklung und der Kostenverteilung. Über den Reiter VZÄ kann auf die entsprechende Darstellung (VZÄ-Übersicht, VZÄ-Verteilung und VZÄ-Entwicklung) für die kalkulierten Vollzeitäquivalente umgeschaltet werden.

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Übersicht vergrößern

Auf kleineren Bildschirmen bzw. auf Bildschirmen mit geringerer Auflösung kann es vorkommen, dass die Kostenübersicht bzw. VZÄ-Übersicht nicht vollständig dargestellt werden kann, so dass zum Betrachten mancher Werte nach rechts gescrollt werden muss.

Mit einem Mausklick auf das "+"-Symbol wird die Darstellung der Kostenübersicht bzw. VZÄ-Übersicht vergrößert, so dass für sie die gesamte Breite des Bildschirms zur Verfügung steht. Der Eingabebereich für die Kalkulationsparameter wird dabei ausgeblendet.

Mit einem Mausklick auf das "-"-Symbol wird die Darstellung der Kostenübersicht bzw. VZÄ-Übersicht wieder verkleinert und der Eingabebereich für die Kalkulationsparameter wird wieder eingeblendet.

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Kalkulationsergebnis exportieren

Um das Kalkulationsergebnis weiterverarbeiten zu können, kann es mittels der Export-Schaltfläche exportiert werden. Dabei kann beim Export zwischen dem Excel-Format und dem PDF-Format gewählt werden. Zudem stehen für jedes Dateiformat verschiedene Exportmodi zur Verfügung:

  • Der Exportmodus "Kostenübersicht exportieren" exportiert das Kalkulationsergebnis so, wie es in der Kostenübersicht angezeigt wird, d. h. es werden für die einzelnen Monate bzw. Jahre die jeweiligen Gesamtkosten ausgewiesen.
  • Der Exportmodus "Kostendetailsicht exportieren" weist für die einzelnen Monate bzw. Jahre nicht nur die jeweiligen Gesamtkosten aus, sondern auch, aus welchen einzelnen Kostenbestandteilen sie sich zusammensetzen.
  • Der Exportmodus "VZÄ-Übersicht exportieren" exportiert das Kalkulationsergebnis so, wie es in der VZÄ-Übersicht angezeigt wird, d. h. es werden für die einzelnen Monate bzw. Jahre die jeweiligen Vollzeitäquivalente (VZÄ) ausgewiesen.

Darüber hinaus gibt es beim Beschäftigtentyp Angestellter (Drittmittel) noch einen weiteren Exportmodus:

  • Der Exportmodus "easy-Online-Vorlage exportieren" exportiert im Excelformat eine Datei mit speziell für das Programm easy-Online aufbereiteten Daten.
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Kalkulation teilen

Um die erstellte Kalkulation z. B. mit Kollegen/innen besprechen zu können, kann sie mittels der Teilen-Schaltfläche einfach und schnell weiteren Personen innerhalb der eigenen Institution zur Verfügung gestellt werden, ohne dass das Kalkulationsergebnis zuvor extra exportiert werden muss.

Durch Klicken auf die Teilen-Schaltfläche wird die Kalkulation freigegeben und der entsprechende Link zur Kalkulation wird in die Zwischenablage kopiert, so dass er dann z. B. per Mail verschickt werden kann.

Hinweis: Der erstellte Link ist 7 Tage gültig.

Durchgeführte Änderungen an einer zur Verfügung gestellten Kalkulation haben keinen Einfluss auf die Original-Kalkulation – diese bleibt stets unverändert.

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Übersicht durchgeführte Kalkulationen

Über den Menüpunkt "Kalkulationen" ist eine Liste mit den durchgeführten Kalkulationen aufrufbar, wobei diese getrennt nach Beschäftigtentyp dargestellt werden. Damit ist zum einen ein Schnellzugriff auf die erstellten Kalkulationen zur erneuten Betrachtung bzw. Bearbeitung möglich, zum anderen können so z. B. verschiedene Kalkulationsvarianten eines Beschäftigungsverhältnisses einfach und übersichtlich miteinander verglichen werden.

Hinweis: Die Liste mit den durchgeführten Kalkulationen ist immer nur für die jeweils aktuelle Browser-Sitzung gültig und wird beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht.

Mit dem Feld "Suche:" kann gezielt nach bestimmten Merkmalen der durchgeführten Kalkulationen (Eingruppierung, Beginndatum etc.) gesucht werden. Es werden dann nur noch die Kalkulationen angezeigt, die dem Suchmerkmal entsprechen.

Über die Checkboxen in der Spalte "Auswahl" ist es möglich, eine oder mehrere Kalkulationen für den Export auszuwählen. Mittels der Schaltfläche Auswahl exportieren werden die ausgewählten Kalkulationen dann zusammen in eine einzelne Datei exportiert.

Hinweis: Es können in Summe maximal 99 Kalkulationsjahre exportiert werden.

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